มาเล่าให้ฟังในการทำงานของหน้าที่ที่ตัวเองรับผิดชอบอยู่ไม่ว่าเป็น Own Media และหรือ การว่าจ้าง Agency ทำงานในการติดต่อ Influencer หรือ ทำงานทางด้าน Online ในการขี้น Project ซ้อนๆ กันในช่วงเวลาหนึ่ง จะมีเอกสารเข้ามาวันนึงเยอะมาก ซึ่งทั้งหมดจะมีการ update งานต่าง ๆ ผ่าน Email และ Line Group หรือ Line ส่วนตัว

ข้อเสียอย่างนึงของการทำงานร่วมกันขององค์นี้คือ การทำงานจะเป็นแบบ Boss centric หรือ การบริหารงานตัดสินใจขายงานผ่านทางหัวหน้างานในการ approved และ การใช้ email โต้ตอบ และ ใช้ Line ส่วนตัว หรือ Line Group เป็นการติดตามงานระหว่างกันทำให้ งานต่างๆ ต้องประติดประต่อเอง ซึ่งเคยมีเสนอให้ใช้ Project Management ไปแล้วแต่ไม่สำเร็จแต่ไม่เป็นไร เราก็มาประยุกต์การใช้งานของเราเองได้

สิ่งที่ต้องเจอหลังจากมี Project งานใหญ่เกิดขึ้น

  • ทางเรา Brief Agency บอก requirement ที่ทางเราต้องการใน budget ที่กำหนด
  • ทาง Agency ขายงาน มีการประชุมมากกว่า 3-4 ครั้งเพื่่อปิดงานขายโดยให้ทางหัวหน้างาน approved
  • ทาง Agency ส่ง Quotation ให้ทางเราเสนอลงนาม เปิดบิล เปิด P/O ไปจนกระทั่งวางบิล
  • ประสานกับ agency ในการตรวจงานที่ส่งมาและได้รับการติดต่อ ซึ่งจะต้องเก็บเอกสารที่นำเสนองานมาทั้งหมด
  • ตรวจสอบการขึ้นงานว่าขึ้นเรียบร้อยหรือยัง
  • Check Report feedback ต่างๆ ว่ามีความคืบหน้าอย่างไร ?
  • Time Frame การขึ้นงานตรงกับที่ commit ไว้หรือไม่
  • อื่น ๆ

อันนี้ เป็นคร่าว ๆใน 1 Project ซึ่งความเป็นจริงคือการขึ้นงานประมาณ 2-3 Project ในเวลาเดียวกัน โดยมี Man Power ในทีมเท่าเดิม

สำหรับงานที่เป็น Own Media

  • Own Media คือ งานที่ต้องทำในแต่ละวันเช่น Content Story ที่จะบอกเล่าเนื้อหาต่าง ๆ ลงใน Facebook หรือ ช่องทางในภายในต่าง ๆ ว่า วันนี้เราจะใช้ Strategy ในการ Post เล่าเรื่องราวสินค้าและบริการ
  • การ Monitor คู่แข่ง หรือ ข่าวต่าง ๆ เกี่ยวกับสินค้าและบริการในโลก Online
  • อืน ๆ

เอาเครื่องมืออะไรบ้างมาใช้งานที่ computer เรา

  1. Google Sheet สำหรับในการทำงานกับ Time Frame / Task ต่าง ๆในการรวบรวมงานที่ต้องรับผิดชอบและการขึ้นงาน เป็นอะไรที่ขาดไม่ได้
  2. Facebook Work Place ที่ไว้เก็บงานต่าง ๆผ่าน Link ที่ได้ขึ้น Online ไปแล้ว ไม่ว่างานนั้นจะ Online ไปมากกว่า 2 -3 ปี ก็ยังหางานนั้นได้อยู่
  3. Slack เป็นการเก็บข่าวคู่แข่ง / To Do List ที่ใช้งานในแต่ละวัน
  4. EDMs (ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ , created by Kotchasan) ติดตั้งเอามาใช้งาน
  5. fileman Server เก็บงานสำรองที่ใช้งานร่วมกันในทีม

Google Sheet มาใน google Account ไม่ต้องติดตั้งแต่ช่วยงานเราได้เยอะมาก

Time Frame Project ที่ต้องขึ้นงานเราใช้ Google Sheet ได้ มัน share และทำงานร่วมกันได้ แต่ปัญหาคือ Boss Centric จะต้องทำงานแบบเสนองาน

Facebook Work Place เป็นการเก็บข้อมูลที่ใช้สำหรับงาน Online เก่า ๆได้ดีมาก และเป็นส่วนตัว สามารถหางานย้อนหลังที่เก็บไว้ 2 3 ปี โดยเอา Link มาให้ทางหัวหน้า Approved ได้ทันที

Slack โครตจะปรับใจอันนี้เลย ดีงามมากทำงานด้วยการค้นหา ผ่าน Hastag # ตัวนี้ใช้สำหรับเก็บงานข่าวของคู่แข่งและเก็บ Task ของตัวเอง

ให้ดูด้านซ้ายเก็บอะไรไว้เยอะมาก


EDMS อันนี้ติดตั้งใน Server ตัวเอง เจ๋ง ๆ มากไว้เก็บ Quotation สำหรับที่ Scan ไว้รวมถึง Proposal ของ Agency ที่เสนองานมา

ติดตั้งใน Server ตัวเอง อันนี้ไม่ฟรี แต่ต้องมีความรู้ในการติดตั้ง

Filesman server ส่วนตัวสำหรับเก็บงาน Back up สำรองเช่น Files ใหญ่ ๆที่ไม่สามารถส่งผ่าน Email ได้ เช่น files เกิน 10 MB

file man ติดตัั้งผ่าน Website หรือ Server ตัวเอง

ทั้งหมดนี้คือการรับมือสำหรับเอกสารที่เข้ามาแต่ละวัน ก็ถือว่า ในช่วงเวลาในการทำงานทางด้าน Digital Online 2 – 3 ปี นี้ยังไม่หลุดยังทำงานในหน้าที่ความรับผิดชอบได้ดีอยู่ สำหรับใครต้องการนำแนวทางนี้ไปต่อยอดต่อ หรือ มีการพัฒนาที่ดีกว่านี้นำมา Share กันได้บ้างนะครับ